Stellenausschreibung: Assistenzkraft

Stellenausschreibung: Assistenzkraft

Stellenausschreibung für eine Vollzeitstelle als Assistenzkraft im Büro des Landes Nordrhein-Westfalen in Israel, Tel Aviv. Bewerbungsfrist: 06.02.2023

Am 1. März 2020 wurde das Büro des Landes Nordrhein-Westfalen für Wirtschaft, Wissenschaft, Bildung, Jugend und Kultur in Israel offiziell eröffnet. Das Büro des Landes Nordrhein-Westfalen gehört zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen. Es hat die Aufgabe, die zahlreichen Aktivitäten Nordrhein-Westfalens in Israel zu bündeln, das Land vor Ort präsenter zu machen und neue Ideen für die Zusammenarbeit zu entwickeln. Dies betrifft alle Bereiche der Länderkompetenz. So soll das Büro zu einem Begegnungsort für Wirtschaft, Bildung, Forschung und Kultur werden, und zu einer Anlaufstelle für alle Besucherinnen und Besucher aus Nordrhein-Westfalen.

Das Team des Landesbüros in Israel besteht aktuell aus 3 Personen. Davon arbeitet eine Person in der Staatskanzlei in Düsseldorf und zwei Personen im Büro im Midgal Midtown (EY-Tower) Derech Begin 144 A, Tel Aviv 6209809, Israel. Zur Unterstützung des Teams suchen wir eine Assistenzkraft in Tel Aviv (m/w/d).
 


Position: Assistenzkraft (m/w/d)
Arbeitsbeginn: 01.03.2023
Dienstort: Büro des Landes Nordrhein-Westfalen in Israel, Tel Aviv
 

Aufgabenbereiche

Die Assistenzkraft unterstützt das Team des Landesbüros Israel mit den Dienstorten Tel Aviv und Düsseldorf vom Standort Tel Aviv aus und übernimmt dabei u.a. folgende Aufgaben:
 
Organisatorische und Kommunikationsassistenz
- Übernahme von Telefon-/E-Mail-/Digitalen Diensten sowie von ortsbezogenen Recherchen,
- organisatorische Terminvorbereitungen und -abstimmungen (interne Besprechungen, Konferenzen/Veranstaltungen, Dienst-/Delegationsreisen),
- Gästeempfang sowie Teilnahme an internen und externen Besprechungen inkl. Protokollführung
- Abstimmungen zwischen dem Dienstort Tel Aviv und der Landesverwaltung sowie Partnern in Nordrhein-Westfalen,
- Unterstützende Tätigkeiten in der Planung und Durchführung von Projekten.
 
Datenmanagement und Registraturassistenz
- Versandfertige Anfertigung von Textdateien, Überwachung von Wiedervorlagen, Pflege und Aktualisierung von Aktenvorgängen und Datenbanken,
- Unterstützung bei der Mittelbewirtschaftung (Rechnungs-/Beleg-Wesen, Führung von Haushaltstabellen, Fertigung von Buchungs- und Kontierungsbelegen).

Fachliche Anforderungen

- erfolgreich abgeschlossene bürobezogene Ausbildung oder ersatzweise nachgewiesene mindestens zweijährige hauptberufliche Erfahrungen in einer Büro- oder Sekretariatstätigkeit, auf Assistenzebene im kaufmännischen- bzw. Bürobereich oder in der öffentlichen Verwaltung,
- sehr gute Hebräisch-, Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift, Sprechen und Hörverstehen – Hebräisch und Deutsch entweder muttersprachlich oder mit Nachweis C2-Niveau, Englisch mit Nachweis C1-Niveau (jeweils nach CEFR oder vergleichbar),
- professionelle Tastschreibfertigkeit sowie sichere Beherrschung von Rechtschreibung und Zeichensetzung in den Sprachen Deutsch, Englisch und Hebräisch,
- ausgeprägte IT-Fertigkeiten in MS Office (Word, Outlook, Excel, PPT) sowie im Umgang mit Hard- und Software für Videokonferenzen (Zoom, Google Teams etc.) und die Bereitschaft, sich in neue Anwendungen einzuarbeiten und diese anzuwenden,
- Kenntnisse über die gesellschaftliche, bürokratische sowie politische Struktur und Organisation Israels.
 
Übergreifende Kompetenzen
- ausgeprägte Organisationsfähigkeit, gute Auffassungsgabe und selbständige Arbeitsweise,
- freundliches, stilsicheres Auftreten und guter mündlicher Ausdruck,
- hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
 
Erwartete Bereitschaft
- zur gelegentlichen flexiblen Arbeitszeitgestaltung (nach Absprache an Abenden und Wochenenden),
- zur gelegentlichen Wahrnehmung von Fortbildungen und begleitenden Dienstreisen innerhalb Israels
 
Wünschenswert sind
- Kenntnisse über die Struktur und Organisation der öffentlichen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen,
- der Besitz eines Pkw-Führerscheins.

Arbeitskonditionen

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Beschäftigung erfolgt im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung bei der Firma Talent Solutions Ltd., 110 Igal Alon St., Tel Aviv.
 
Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Motivationsschreiben, und entsprechenden Nachweisen bis zum 06.02.2023 (Eingang) per E-Mail an israelinfo@stk.nrw.de.
 
Die Bewerbungsgespräche werden im Laufe des Monats Februar 2023 stattfinden.
 
Für Fragen wenden Sie sich an israelinfo@stk.nrw.de

 

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